IDEF 0, un método de representación de procesos

En la mayoría de nuestras consultorías sobre temas relacionados con la calidad, medio ambiente, prevención, mejora continua, etc., necesitamos identificar los procesos con los que trabajamos, ya que el proceso es la base de nuestra metodología de gestión, hasta no hace mucho tiempo la gestión se realizaba de una manera mas funcional o de organigrama, pero esto hacía que perdiéramos información sobre el flujo de actividad en nuestra organización.
Para evitar estas carencias utilizamos la gestión por procesos, en la cual se representan la mayoría de los elementos que pueden intervenir en un proceso:
- elementos de entrada
- elementos de salida
- personas
- recursos, guías, métodos o directrices

Para realizar una buena identificación utilizamos en etapas iniciales de representación de los macroprocesos de la organización la metodología IDEF 0 que a continuación pasamos a explicar:

La representación de un proceso de manera independiente es mediante una caja que identifica al proceso, y una serie de flechas que siempre tendran una ubicación fija en los laterales de la caja:
- elementos de entrada siempre entrarán por el lateral izquierdo
- elementos de salida siempre saldrán por el lateral derecho
- personas siempre entraran por debajo
- recursos, al igual que las personas, siempre entraran por debajo
- guías, directrices o métodos siempre entrarán por arriba
tal y como podéis ver en la imagen a continuación.


Cuando representamos varios procesos dentro de un mismo mapa la representación es la misma que ya hemos dicho arriba, pero teniendo en cuenta que es mas cómodo representarlos en diagonal, de manera que las flechas no interfieran demasiado en el dibujo y permitan visualizar de una manera rápida todos los elementos que influyen en un proceso. Tal y como se puede observar en la siguiente imagen:


Además de los elementos que ya hemos comentado es recomendable identificar el mapa de procesos con un marco en el que representar el nombre del proceso, el código del mismo y el estado de revisión en el que se encuentra. Así mismo, también es bueno relacionar este mapa de procesos con otros con los que tenga relación, o con elementos externos a la organización, como clientes, proveedores o entidades mediante nodos.

Los orígenes de dicha metodología IDEF 0 se remontan a 1949 cuando el Federal Information Processing Standards Publications (FIPS PUBS) de Estados Unidos creó dicha metodología denominada inicialmente Integration Definition for Function Modeling (IDEF0), y que en el año 1979 fue utilizada por el U.S. Air Force Program for Integrated Computer Aided Manufacturing (ICAM) para incrementar la productividad de las tecnologías de computación.

Además de esta metodología IDEF 0 también existen otras de la misma familia:
- IDEF 1 utilizada para definir modelos de información
- IDEF 2 utilizada para definir modelos dinámicos

Si necesitáis mas información y asesoramiento sobre esta y otras metodologías de gestión por procesos podéis dirigiros a mi en e.trobada@gmail.com , mi nombre es Rubén Bagüés Vicente, gracias por vuestros comentarios!