5s: Del caos ordenado al orden del caos

¿Alguna vez os habéis preguntado la cantidad de tiempo de nuestra vida que pasamos en nuestro lugar de trabajo? Hagamos cuentas: en el mejor de los casos pasamos unas 8 horas cada día, también, en el mejor de los casos, trabajaremos 5 días a la semana, y por lo tanto unas 4 semanas al mes, durante unos 11 meses al año, a lo largo de unos 30 años de nuestra vida...calculémoslo entonces:



8 x 5 = 40 horas semanales
40 x 4 = 160 horas al mes
160 x 11 = 1760 horas al año
1760 x 30 = 52800 horas en 30 años
¿Y sabéis cuantas horas tienen 30 años? Vamos allá:
24 horas al día, durante 365 días al año, durante 30 años, resultado:
24 x 365 x 30 = 262800 horas, de las cuales una quinta parte la pasamos en el lugar de trabajo...

¿somos capaces de pasar todo este tiempo rodeados de desorden y caos?

A primera vista puede parecer una imagen demasiado exagerada, pero hagamos algo, dejad de leer y mirad a vuestro alrededor, ¿os gusta lo que veis?,¿seriáis capaces de tener del mismo modo vuestro hogar?
La respuesta a estas preguntas nos dará la clave para tomar “la decisión”: ¿seguimos igual o intentamos hacer de nuestro lugar de trabajo un lugar agradable?
Esta decisión es únicamente suya, es la más importante de las decisiones, el desorden es como una "enfermedad", en la que el primer paso es reconocer que estamos "enfermos de desorden" y que necesitamos curarnos.
Pues bien, si ya hemos reconocido que tenemos un problema, y que además queremos solucionarlo, estamos en las condiciones iniciales ideales para comenzar a aplicar una de los “medicamentos” mas potentes y utilizados que existen para este tipo de “enfermedades laborales”:
las 5 eses.
¿Y que es esto de las 5 eses? Pues bien, explicado de un modo rápido se podría decir que es una método de origen japonés para ser ordenado según tus propias necesidades, es un método propio, esto es muy importante remarcarlo, “propio”, a nadie le gusta que le digan como debe ordenar su mesa, o como debe tener sus cosas, por ello a través de este método cada persona establece sus propias reglas y normas, lo que favorece su aplicación y respeto a lo largo del tiempo.
Si vamos directamente al método, consiste en 5 fases claramente definidas:
· Seiri, consiste en definir qué es necesario para tu trabajo diario y que no, es decir, consiste en “clasificar” los elementos que componen tu lugar de trabajo en dos grupos, los que necesitas cerca de ti, y los que son inútiles o poco usados.


· Seiton, consiste en definir como se han de “ordenar” los elementos que en la fase anterior hemos clasificado, es decir, definir como se han de ordenar los elementos clasificados como “necesarios”, y por otro lado definir qué hacemos con los elementos innecesarios, desecharlos o ordenarlos en otro lugar común a varios puestos de trabajo, etc..



· Seiso, consiste en ponerse manos a la obra y ejecutar lo planeado, es decir, pasar de la P del ciclo PDCA a la D, y ordenar y “limpiar” toda el área de trabajo, cosa que realizará la persona que la habita, lo que le ayudará también a conocer su propio entorno de un modo mas exhaustivo.



· Seiketsu, se trata de “establecer métodos, normas o reglas” que todo el mundo conozca y respete para mantener el lugar de trabajo ordenado y limpio, siempre basándose en el autoconvencimiento de que lo planificado es lo correcto, y de que es mejor pasar una quinta parte de tu vida en un lugar agradable antes que en uno desordenado.



· Shitsuke, esta es la fase que denominaríamos el “momento de la verdad” donde se revisará en una especie de auditoria el cumplimiento de las normas que antes se han establecido, sería mas o menos la C del PDCA, y que obtendría como resultado un Plan de Acción, lo que sería la A del PDCA.



Así pues nos quedaría el siguiente esquema en el que podemos observarlas fases del método 5’s en relación al conocido Ciclo PDCA o de Mejora Continua.



El principal valor de este método es que su implantación depende sólo y únicamente del grado de implicación de las personas que participen, fomentando colateralmente valores como la cohesión, el respeto o el trabajo en equipo, adecuando la metodología al tipo de personas que la implantan. Es un método nacido de la industria, pero con una gran aplicación en otros sectores como el de servicios donde la “imagen de la empresa” tiene mucha importancia para el cliente; en muchas organizaciones se utilizan las 5’s no sólo como herramienta de orden y limpieza, sino también como herramienta de autodisciplina y marketing, y si no pensad una cosa, si pudierais elegir dónde comprar,¿donde lo haríais en una tienda ordenada y limpia, o en una tienda desordenada y sucia?...