IRIS, gestión de proyectos como eje fundamental

Si alguno de vosotros a comenzado a implantar la norma IRIS en vuestra empresa, os habréis dado cuenta que uno de sus ejes fundamentales, y a diferencia de la norma ISO 9001 es la "gestión de proyectos". Pues bien, este es uno de los rasgos fundamentales de la IRIS, en un principio puede parecer que es una boracratización de la gestión, pero no es así, la estructura para esta parte de la norma es muy similar a la propuesta por el PMI (Project Management Institute) en su norma de gestión de proyectos denominada PMBok.

Si le damos un rápido repaso, el punto 7.7 de la norma IRIS se descompone en las siguientes áreas de conocimiento que es necesario gestionar en un proyecto:
Gestión de la integración:
Todo proyecto ha de tener una "integración lógica" tanto de las fases de proyecto, las posibles interacciones y los roles de cada persona del equipo multidisciplinar que participan en el proyecto, de modo que todo este coordinado en todo momento. En el sector del ferrocarril es usual la descomposición de los proyectos en subproyectos que son realizados por subcontratistas, por lo tanto esta integración es fundamental para evitar desviaciones en tiempos de entrega o errores de mala coordinación entre fases.

Gestión del alcance:
Para una buena gestión de los proyectos ferroviarios se ha de dejar muy claro con el cliente qué es lo que quiere, todos sabemos lo que pasa en este sector, los cambios de decisión del cliente nos afectan mucho en el cumplimiento de plazos y en la calidad del producto. Por lo que es necesario definir muy bien el alcance del proyecto junto al cliente, aceptando por las dos partes en que consistirá el proyecto y qué hacer en caso de cambios de dicho alcance, dejando claros los "work packages" o subfases del proyecto antes de comenzar.

Gestión del tiempo:
Ésta es posiblemente la parte mas visual, el cronograma de las fases del proyecto es una buena herramienta para conocer los tiempos previstos de dedicación a cada subfase, así mismo su utilidad radicará en la buena adecuación de los tiempos y su cumplimiento cuando realizamos el seguimiento del proyecto. Es muy importante conocer porqué se desvían los proyectos para que se conozcan las causas y tenerlas en cuenta en siguientes proyectos.

Gestión de costes:
Igual que gestionamos el tiempo, ese mismo tiempo significa dinero, y por lo tanto los costes asociados al proyecto como: tiempo, reprocesos, materiales, etc.. se han de gestionar, realizando un primer presupuesto en la fase de creación de la oferta, y después en el seguimiento del proyecto, de manera que se puedan conocer los costes de proyecto en cualquier momento y poder tomar acciones correctoras, o al menos saber que estamos desviados, mejor saberlo que no saberlo, ¿no?.

Gestión de la calidad:
Cuando definimos el proyecto también tenemos que definir nuestras variables de control de la calidad del proyecto basándonos en los entregables del proyecto (piezas, productos semielaborados, material recepcionado, planos con diseños de productos...) que han de ser aprobados por el cliente cuando sea necesario. Indicadores de gestión de proyectos se han de establecer para tener una retroalimentación rápida por parte del Responsable de Proyecto, y de esta manera reducir los tiempos de reacción.

Gestión de las personas:
El equipo multidisciplinar que participe del proyecto debe estar capacitado para realizar cada uno de los "work packages" definidos en el proyecto, para ello se han de identificar los roles, conocimientos y competencias necesarias antes de comenzar el proyecto.

Gestión de la comunicación:
Uno de los puntos críticos en el sector, debido al alto nivel de subcontratación es la gestión de la comunicación, en la definición del proyecto se ha de establecer claramente qué, como y quién ha de comunicar la información del proyecto, es usual encontrarnos con que la información en algunos proyectos se duplica, esto lleva a errores que se podrían haber subsanado si se hubiera establecido un claro sistema de comunicación.

Gestión de riesgos y oportunidades:
Cuando un cliente nos propone un proyecto el ánsia de aceptación nos suele llevar a aceptar proyectos sin analizar los posibles riesgos que conlleve. Pues bien, esta área se centra en evitar esto, se define que antes de aceptar un pedido de un cliente tenemos que analizar de manera multidisciplinar los posibles riesgos y oportunidades que pueda conllevar, por ejemplo, ¿tenemos la maquinaria necesaria para realizar lo que nos piden?, ¿tenemos los conocimientos necesarios?, ¿tenemos proveedor de la materia prima que necesitamos?, ¿la materia prima nos llegará a tiempo para cumplir con plazos?...Todo esto se ha de tener en cuenta, para estar preparados y poder responder a los riesgos del proyecto del mejor modo posible, minimizando los riesgos con planes de acción definidos.

Gestión de cambios:
Una de las "piedras del zapato" en este sector es la gran cantidad de cambios que se producen, es un verdadero problema, esto hace en muchos casos que nos podamos cumplir plazos de entrega, y hasta en calidad de producto en el caso que haya cambios en el diseño y que el producto que ya se ha comenzado a fabricar no cumpla con dichos cambios. Por lo tanto, se ha de definir un sistema claro para reaccionar ante estos cambios, que incluso en algunos casos, deberían modificar el presupuesto inicial del proyecto, algo que se debería haber definido como cláusula en la fase de definición del alcance del proyecto, de manera que todas las partes interesadas conozcan sus responsabilidades.

Así que como podéis observar es un punto de la norma IRIS complejo, pero lógico. Aporta grandes beneficios a las empresas que lo implantan, se pasa de una gestión de proyectos "a dedo" a una gestión de proyectos "metódica" donde todo el mundo sabe cual es su responsabilidad, con lo que no cabe lugar para la duda.

Si estáis interesados en la implantación de la norma IRIS con nuestro asesoramiento podéis contactar con nosotros en e.trobada@gmail.com

Rubén Bagüés Vicente.
Gracias por el tiempo dedicado.