viernes, 20 de junio de 2008


Problema, ¿u Oportunidad de Mejora?


¿Tienes un problema organizativo y no sabes como hacer para resolverlo?
Nosotros podemos ayudarte siguiendo nuestro método de resolución de problemas, un método en el que te guiaremos para que seas tu mismo quien resuelva el problema.

En nuestra experiencia como consultores tenemos la suerte de ver muchas empresas en las que los problemas son muy evidentes para nosotros, pero no para los que trabajan en ellas. La rutina diaria hace que algo que en un momento determinado se identificó como un "problema" se haya dejado poco a poco, convirtiéndose en una rutina, una mala rutina, a la que nadie dió solución.
Es por eso que el consultor, con su visión global, nos puede ayudar, sobretodo de una manera positiva, los "problemas" también son "oportunidades de mejora", es decir, si les dedicamos un tiempo de atención podemos sacar mucho partido de ellos, consiguiendo mejoras de muchos tipos.
Para ello, nuestra metodología de mejora consiste en:
- Detectar el problema
- Detectar las causas raíz del problema
- Seleccionar "la causa" y proponer soluciones
- Seleccionar "la solución" y planificar su implantación
- Guiar en la gestión del Plan de mejora

Para poder seguir todos estos pasos es muy importante tener a alguien externo a toda influencia de la organización, que no se vea implicado en el problema, esto nos permitirá ser más objetivos durante todo el proceso de mejora.

Fases de la metodología:
Detección del problema
¿Por donde empezamos? Un primer paso puede ser hacer un pequeño sondeo de los posibles problemas detectados por las personas de la organización. Pero hay uno que es clave, representar los procesos de la organización, por ejemplo con metodologías IDEF0 o Flujogramas, a través de los cuales detectar todos los elementos que participan de las actividades de la organización.
Aquí ya tendremos una muy buena representación para empezar, es muy importante representar estos procesos a partir de la información que nos den los propios participantes de los procesos, de esa manera ya nos van sugiriendo mejoras.
De todos modos el mayor Valor añadido que damos como consultores es que nosotros también podemos detectar "oportunidades de mejora" durante esta fase. De modo que al final tengamos un listado de posibles "oportunidades de mejora".

Selección del problema u "oportunidad de mejora"
Bien, ya hemos encontrado posibles oportunidades de mejora, ahora hay que elegir una, para ello se pueden utilizar "matrices de priorización" a través de las cuales realizar una "multivotación" entre todos los componentes del grupo de mejora, evitando de este modo cualquier discusión entre los integrantes del grupo. De este modo obtendremos una oportunidad de mejora con una mayor puntuación que el resto, es decir, habremos elegido la oportunidad de mejora más valorada por todo el grupo, y por lo tanto habremos elegido "algo" que implique a todo el mundo.

Análisis de causas de la oportunidad de mejora
Mediante una espina de pez o de ishikawa podemos realizar una lluvia de ideas para sugerir todas las posibles causas que originen dicho punto de mejora, siempre agrupándolas por:
- Factor Materias
- Factor Personas
- Factores Metodológicos
- Factores Económicos
- Factores Ambientales
así podremos tener una serie de posibles orígenes raíz del problema.
En esta fase tambien se podrían aplicar herramientas mucho mas precisas o "duras" basadas en "resultados" como podrían ser las herramientas estadísticas de modelos lineales, en las que podemos tener diferentes resultados numéricos de diferentes indicadores, pero que se pueden tratar como un modelo lineal multivariante en el que podemos ver la relación entre todos ellos, y de ese modo seleccionar de un modo más científico la variable que podríamos denominar "causa raíz". Pero en la mayoría de las organizaciones dicha cantidad de información es dificil de obtener, por lo que se opta por herramientas menos duras, basadas en la opinión de un grupo de personas que vive el problema, y que por lo tanto conocer bastante bien cual puede ser el posible origen de un problema.

Selección de la "causa origen"
Al igual que antes, el consultor guía al grupo de mejora para que a través de la multivotación y de la matriz de priorización seleccione la causa origen esencial.

Propuesta de mejoras
Una vez ya hemos elegido la "causa origen", tenemos que "exprimirnos" la cabeza y comenzar a sugerir ideas de mejora que den solución a dicha causa. Es aquí cuando el papel del consultor es esencial, existen muchas herramientas basadas en la creatividad que se utilizan para "inducir" al grupo en una espiral de propuestas de mejora, utilizando su "pensamiento lateral" y que acaba con una serie de propuestas, en ocasiones 100 o 200 propuestas, que después habrá que seleccionar como ya hemos hecho en otras fases anteriores, mediante matriz de priorización y multivotación.

Segundo filtro de mejoras
Este segundo filtro se ha de hacer con una matriz "de validación" en la cual tengamos 3 criterios que nos validen la aplicabilidad de cada propuesta de mejora, esto es básico para el futuro de la mejora, ya que uno de estos criterios es el "económico", una idea de mejora que sea inviable no sirve de nada, hay que encontrar el equilibrio de la mejora, lo que nos servirá para asegurar una buena aplicabilidad de la mejora.

Plan de mejora
Una vez tenemos a las 2 o 3 mejoras ya seleccionadas como mas viables se ha de planificar su implantación. Esto se ha de hacer a través del plan de mejora, en el que se determinarán los responsables de realizar la implantación de cada una de las mejoras descritas, los recursos que necesitan y las fechas límite.
De este modo, el consultor, como persona ajena a la organización realizará el seguimiento de la implantación de las mejoras, pudiendo motivar o corregir cualquier desviación de una manera mas objetiva.


Así que nada, si queréis mejorar aquí me tenéis, a través del mail: e.trobada@gmail.com podéis poneros en contacto conmigo y que os pueda ayudar a realizar este tipo de consultoría, una de las mas enriquecedoras que un consultor pueda tener. Muchas gracias por vuestros comentarios.
Fdo. Rubén Bagüés Vicente

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