Método 5s: optimizando en tiempos de crisis

Ya hace un tiempo que vengo observando que uno de los conceptos que más éxito tienen en este blog es el relativo a una metodología llamada 5s. Tal vez tenga algo que ver que es una herramienta muy aconsejada en tiempos de crisis, en que tenemos que reducir costes, aumentar la eficiencia de nuestros servicios y aumentar nuestros niveles de calidad para ser mas competitivos.

¿No la conoces?

De una manera rápida se podría decir que la metodología 5s nació en Japón con la ayuda del señor Deming, que fué "fichado" por Japón como un gurú que les ayudaría a mejorar sus niveles organizativos, entrando en un ciclo continuo de mejora en un gran número de organizaciones japonesas, algunas de ellas como Toyota acabaron creando su propio sistema de mejora organizativa.

Bien, básicamente las 5s se basan en aplicar el sentido común a nuestro entorno de trabajo, ordenar y mantener limpio el entorno en todo momento, preparado para ser utilizado de manera sencilla y eficiente.

Las 5s son las iniciales de las 5 palabras japonesas que dan nombre al método:

• Seiri: Clasificar los elementos necesarios y los innecesarios
• Seiton: Ordenar los elementos de manera que su disposición en el lugar ayude a mejorar el trabajo
• Seiso: Limpiar y mantener limpio el entorno de trabajo estableciendo pautas de limpieza que se incorporen a nuestras rutinas diarias.
• Seiketsu: Estandarizar, normalizar el orden y limpieza de manera que a través de medios visuales podamos conocer las pautas de orden y limpieza
• Shitsuke: Evaluar el respeto a las normas y pautas de manera periódica para ayudar al manteniemiento del orden y la limpieza y mejorar de manera continua.

Beneficios directos

• Es un método de efectos positivos a extremadamente corto plazo, prácticamente desde el inicio de su aplicación se aprecian sus beneficios.
• Reducción de tiempos en la ejecución de actividades y procesos. Debido a la reordenación y limpieza del entorno de trabajo desaparecen las perdidas de tiempo debidas a: dificultad en encontrar documentos, herramientas, útiles de trabajo.
• Aumento de la seguridad del usuario del espacio de trabajo. Al realizar la implantación se tienen en cuenta los riesgos de accidente potencial del usuario del lugar, de modo que se reducen los riesgos de accidente causados por los elementos del espacio de trabajo.
• Reducción de stocks, lo que implica una reducción de inversión económica en elementos almacenados. Dado que en la fase de clasificación se establecen frecuencias de uso y stocks mínimos se reducen al mínimo necesario, y se implantan métodos que eviten roturas de stocks.
• Mejora de experiencia y vivencia del usuario en el entorno de aplicación de las 5s. Debido a la simplificación y facilidad de uso se reducen los niveles de estrés ocasionados por perdidas de tiempo, acumulación de elementos que entorpecen, mejora estética y visual...

Nuestra experiencia

Ya hace unos años que venimos ofreciendo este servicio de consultoria desde Auren Consultors Barcelona y hemos tenido, sobre todo, experiencias en el sector servicios, principalmente en el educativo. Hemos formado y ayudado a mas de 25 centros educativos a implantar las 5s en sus aulas, talleres, laboratorios, almacenes, despachos, áreas de atención al público, espacios deportivos... Además, también hemos tenido experiencias con otro tipo de entidades, tales como algunos espacios de la Administración Pública, y en empresas industriales optimizando sus procesos productivos, así como sus áreas administrativas.

Por lo tanto, podemos asegurar que podemos ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes que asegure el cumplimiento de los "beneficios directos" antes mencionados.

Sobre el autor:

Soy Rubén Bagüés, consultor de Innovación, Social Media y Calidad en Auren Consultors Barcelona, especializado entre otros temas, en formación e implantación de la Metodología 5s en diversos sectores. Mi email de contacto es ruben.bagues@bcn.auren.es ó rubavi78@gmail.com y puedes saber algo mas de mí en la pestaña de Autores de este blog.